Début 2019, les Suisses dédiaient quelques cinq heures par semaine aux réunions et jugeaient déjà inutiles deux tiers de ces dernières. Pour cause de pandémie, Microsoft estime que le temps passé en conférence n’a fait que grimper depuis. Pour comprendre les implications de ces nombreuses heures qui s’ajoutent aux calendriers, la firme a mené une étude auprès de ses usagers. Première d’une telle envergure, la recherche a souhaité évaluer les critères qui permettent à une réunion d’être perçue comme efficace et utile. En guise de réponse, quatre préconisations que nous commentons :
Ayez un objectif
Afin d’éviter la réunionite, cette manie d’organiser des réunions inutiles, assurez-vous que vos réunions répondent à un objectif et spécifiez-le par des ordres du jour. Préparées par les différents participants et orientées sur des buts spécifiques, vos séances seront d’autant plus efficaces.
Partagez le matériel avant la réunion
Pour que la discussion soit utile, elle se doit souvent d’être préparée. Pour cela, il est essentiel de permettre aux participants de prendre connaissance du matériel en amont de la réunion. Une application constante de cette règle permettra de raccourcir vos temps de réunion et augmentera le sentiment d’efficacité pour tous les acteurs concernés.
Participez activement
Pour percevoir une réunion comme utile, il faut se sentir personnellement inclus. Microsoft recommande de participer le plus activement possible ; en effet, être dans une posture passive ne fait que renforcer l’impression de perdre son temps. N’hésitez donc pas à prendre la parole ou à questionner vos collègues afin de les intégrer à la discussion. Bien entendu, ce point est directement lié au suivant.
Choisissez judicieusement les participants
Restreindre la taille des groupes de réunion permet de favoriser les sentiments d’efficacité et d’inclusivité : on s’assure ainsi de ne mobiliser que des personnes compétentes et directement concernées par les problématiques abordées. Pour autant, pensez à diffuser les comptes-rendus.
Nous espérons que ces quelques conseils vous aurons été utiles pour réhabiliter l’approche orientée-solutions qui devrait caractériser les réunions, ce pour garder tout un chacun motivé et engagé.
